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Shiga Association of Medical Technologists

特定個人情報取扱規程

平成 30 10 1 日制定

 

第1章 総則

 

第1条 目的

本規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成 25 年法律第 27 号、以下「番号法」という。)、「個人情報の保護に関する法律」(平成 15 年法律第 57 号、以下「個人情報保護法」という。)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、当法人の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。

第2条 定義

本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。

@「個人情報」

個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

A 「個人番号」

番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう(番号法第2条第6項及び第7項、第8条並びに第 67 条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項における個人番号)。

B 「特定個人情報」

個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第 67 条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。

C 「特定個人情報等」

個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

D 「個人情報ファイル」

特定個人情報ファイルであって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。

E「 個人情報データベース等」

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして「個人情報の保護に関する法律施行令」(平成 15 年政令第 507 号。以下「個人情報保護法施行令」という。)で定めるものをいう。

F 「特定個人情報ファイル」

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

G 「保有個人情報」

個人情報取扱事業者(項番L)が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は6か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

H 「個人番号利用事務」

行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

I 「個人番号関係事務」

番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

J 「個人番号利用事務実施者」

個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

K 「個人番号関係事務実施者」

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

L 「個人情報取扱事業者」

特定個人情報ファイルを事業の用に供している者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。)であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数(個人情報保護法施行令で定める者を除く。)の合計が過去6か月以内のいずれの日においても5,000 を超えない者以外の者をいう。

M 「役職員」

当法人の組織内にあって直接又は間接に当法人の指揮監督を受けて当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者(正職員、契約職員、嘱託職員、パート職員、アルバイト職員等)のみならず、当法人との間の雇用関係にない者(理事、監事、顧問等)を含む。

N 「事務取扱担当者」

当法人内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。

第3条 当法人が個人番号を取り扱う事務の範囲

当法人が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

・役職員に係る個人番号関係事務

・給与所得の源泉徴収票作成事務雇用保険届出事務労働者災害補償保険法に基づく請求に

関する事務

・健康保険・厚生年金保険届出事務

・役職員以外の個人に係る個人番号関係事務

・報酬・料金等の支払調書作成事務

第4条 当法人が取り扱う特定個人情報等の範囲

1.前条において当法人が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。

@ 役職員又は役職員以外の個人から、番号法16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)及びこれらの写し

A 当法人が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え

B 当法人が法定調書を作成するうえで役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等

C その他個人番号と関連づけて保存される情報

2.第1項各号に該当するか否かが定かでない場合は、常務理事会で判断する。

 

第2章 特定個人情報等の取得

第5条 特定個人情報の適正な取得

当法人は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

第6条 特定個人情報の利用目的

当法人が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

第7条 特定個人情報の取得時の利用目的の通知等

1.当法人は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知するものとする。

2.役職員は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

第8条 個人番号の提供の要求

当法人は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

第9条 個人番号の提供を求める時期

1.当法人は、第3条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

2.前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。

第10条 特定個人情報の提供の求めの制限

当法人は、番号法第 19 条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

第11条 特定個人情報の収集制限

当法人は第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

第12条 本人確認

当法人は番号法第16条に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。

また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

 

第3章 特定個人情報等の利用

第13条 個人番号の利用制限

1.当法人は、第6条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

2.当法人は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

第14条 特定個人情報ファイルの作成の制限

当法人が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

第4章 特定個人情報の保管

第15条 特定個人情報の正確性の確保

事務取扱担当者は、特定個人情報を、第6条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

第16条 保有個人情報に関する事項の公表等

当法人は、個人情報保護法第24条第1項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

第17条 特定個人情報の保管制限

1.当法人は、第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

2.当法人は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

3.当法人は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写しや、当法人が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで、事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。

これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

 

第5章 特定個人情報の提供

第18条 特定個人情報の提供制限

当法人は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。)に提供しないものとする。

なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

 

第6章 特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等

第19条 特定個人情報の開示

1.当法人は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。

なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。

2.当法人は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができる。

@本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

A当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

B他の法令に違反することとなる場合

第20条 保有個人情報の訂正等

当法人は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。

かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。

なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

 

第21条 保有個人情報の利用停止等

1.当法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第16条の規定に違反して取得されているという理由、同法第17条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、本条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。

但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合、その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

2.前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。)を通知しなければならない。

なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

 

第7章 特定個人情報の廃棄・削除

第22条 特定個人情報の廃棄・削除

当法人は第3条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。

なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

 

第8章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置

第23条 組織体制

1.当法人は、会長が指名する者を事務取扱担当者とする。

2.事務取扱担当者が複数いる場合は、そのうち一人を責任者とする。

3.事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

4.事務取扱担当者が変更することになる場合、会長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。

この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行うものとする。

第24条 事務取扱担当者の監督

  当法人は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

第25条 教育・研修

1.当法人は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者に本規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。

2.事務取扱担当者は、当法人が主催する本規程を遵守させるための教育を受けなければならない。

3.当法人は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むものとする。

第26条 取扱状況・運用状況の記録

事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。

@ 特定個人情報等の入手日

A 特定個人情報等の当法人事務所内事務取扱担当者受領日

B 外部委託先に特定個人情報等を提供した日

C 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日

D 源泉徴収票等の本人への交付日

E 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日

F 特定個人情報等の廃棄日

第27条 情報漏えい事案等への対応

1.事務取扱担当者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を会長に報告するとともに、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対しては、事実関係の通知、謝意の表明等を速やかに行うものとする。

2.漏えい事案等が発生した場合、会長を対策責任者として漏えい事案等に対応する。

第2節 物理的安全管理措置

第28条 機器及び電子媒体等の盗難等の防止

当法人は特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

@      特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

A 特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

第29条 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止

1.当法人は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。

なお、「持出し」とは、特定個人情報等の事業所内での移動等も持出しに該当するものとする。

@ 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

A 行政機関等への法定調書の提出等、当法人が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

2.事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

第30条 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄

会長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

第3節 技術的安全管理措置

第31条 アクセス制御・アクセス者の識別と認証

当法人における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。

@ 特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

A 機器に標準装備されているユーザー制御機能(ユーザーアカウント制御)により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

第32条 外部からの不正アクセス等の防止

当法人は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。

@ 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。

A 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入する方法。

B 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。

C 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

D ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。

第33条 情報漏えい等の防止

当法人は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

@     通信経路における情報漏えい等の防止策

通信経路の暗号化

A 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策

   データの暗号化又はパスワードによる保護

第9章 特定個人情報の委託の取扱い

第34条 委託先における安全管理措置

1.当法人は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、当法人自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。

2.前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。

(1)委託先の適切な選定

(2)委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

(3)委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

3.前項第1号の「委託先の適切な選定」としては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して当社が定める水準を満たしているかについて、あらかじめ確認する。

@ 設備

A 技術水準

B 従業者に対する監督・教育の状況

C 経営環境状況

4.第2項第2号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。

@秘密保持義務に関する規定

A事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止

B特定個人情報の目的外利用の禁止

C再委託における条件

D漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定

E委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定

F従業者に対する監督・教育に関する規定

G契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定

H特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定

I委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

5.当法人は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、必要に応じてモニタリングをするものとする。

6.当法人は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当法人に報告される体制になっていることを確認するものとする。

7.委託先は、当法人の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。 

8.当法人は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。

9.当法人は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第4項と同等の規定を盛り込ませるものとする。

 

第10章 その他

第35条 改廃

本規則の改廃は、理事会の決議による。

附 則

本規程は平成 30 10 1 日から施行する。

 

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特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針 -滋賀県臨床検査技師会-